Privacyverklaring der E.S.Z.V. Oktopus

d.d. 19/09/2018

 

Wij respecteren uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. In deze privacyverklaring trachten we hier meer duidelijkheid over te scheppen welke persoonsgegevens we verzamelen, met welk doel en welke diensten er voor de verwerking gebruikt worden.

 

  1. Gegevens E.S.Z.V. Oktopus

Naam vereniging: E.S.Z.V. Oktopus (Eindhovense Studenten Zaalhandbal Vereniging Oktopus)

Website: ​​www.eszvoktopus.nl

Inschrijfnummer KvK:​ 40236131

 

  1. Leden en donateurs

De verwerking van de persoonsgegevens gebeurt voor zowel leden als donateur op dezelfde manier, tenzij dit anders vermeld is.

Indien uw lidmaatschap om wordt gezet in donateurschap, zal de privacy verklaring als omschreven voor donateurs gelden.

Indien u uw lidmaatschap/donateurschap opzegt zal alleen uw emailadres en naam bewaart worden, in verband met mogelijke lustrum activiteiten.

 

  1. Dienstverlening

E.S.Z.V. Oktopus heeft geen persoonlijke gebruiksovereenkomsten met de hieronder vernoemde diensten. Dit betekent de particuliere gebruiksovereenkomsten van deze diensten gelden. De ledenadministratie en boekhouding wordt verwerkt in WordPress. Voor het versturen van e-mails worden Gmail en MailChimp gebruikt.

Foto en videomateriaal ter promotie van de vereniging wordt weergegeven op onze website, onze openbare Facebook pagina, Instagram, en Youtube.

 

  1. E-mailadres

Uw e-mailadres wordt gebruikt om u op de hoogte te stellen van activiteiten, verplichtingen, en andere nieuwsberichten die van belang zijn voor alle leden en donateurs van de vereniging. Uw e-mailadres is opgenomen in de ledenadministratie en de mailinglijsten voor activiteiten en in de mailinglijst van de nieuwsbrief. Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan aller tijden via de link onder in de nieuwsbrief.

Uw e-mailadres is altijd te wijzigen via het bestuur van de vereniging.
 

  1. Voor- en achternaam

Uw voor- en achternaam worden gebruikt om bij het Studenten Sport Centrum aan te geven dat jij als lid bij ons bent ingeschreven. Dit zorgt er onder andere voor dat Oktopus de zaalsloten toebedeelt krijgt die zij graag heeft. Daarnaast worden de voor- en achternaam met de bond gedeeld indien u een competitiespelend lid bent.

 

  1. Geslacht

Uw geslacht wordt bijgehouden zodat Oktopus u kan indelen bij de desbetreffende trainingen en wedstrijden.

 

  1. Rekeningnummer (IBAN)

Uw rekeningnummer wordt bijgehouden zodat, indien u daar expliciet mee akkoord gaat, Oktopus de mogelijkheid heeft u een automatische incasso voor bijvoorbeeld de contributie te sturen.

 

  1. Telefoonnummer

De vereniging (vertegenwoordigd door het bestuur) kan uw telefoonnummer gebruiken indien zij contact met u behoeft. Indien u al gebruik maakt van de berichtenservice Whatsapp en lid of donateur bent, dan zal u worden toegevoegd aan de Oktopusgroep en indien van toepassing in jouw Team groep. Dit betekent dat ook de andere Oktopus leden uw telefoonnummer kunnen zien en u ook kunnen bereiken mocht er een probleem zijn met bijvoorbeeld het vervoer naar de wedstrijden. U bent ten alle tijden vrij om deze WhatsApp groep te verlaten.

Uw telefoonnummer is altijd te wijzigen via het bestuur van de vereniging.

 

  1. Sportkaartnummer

Uw sportkaartnummer wordt bijgehouden en gedeeld met het Studenten Sport Centrum (SSC). Elke vereniging dient boven het minimum aantal leden (sportkaarthouders) te voldoen om aangesloten te blijven bij de Eindhoven Studenten Sport Federatie (ESSF) en aanspraak te kunnen maken op de voorzieningen van het SSC.

Van donateurs wordt geen sportkaartnummer bijgehouden.

 

  1. Geboortedatum

Voor het aanmelden van nieuwe leden bij de Handbalbond is het verplicht de geboortedatum op te geven. Daarnaast wordt uw verjaardag in de maandelijkse nieuwsflits geplaatst. Indien u dit liever niet heeft kan deze er uit worden gehaald door het bestuur te contacteren.
 

  1. Adres gegevens

Voor het aanmelden van nieuwe leden bij de Handbalbond is het verplicht adresgegevens op te geven. 

Uw adresgegevens zijn altijd te wijzigen via het bestuur van de vereniging.

 

  1. Foto’s

Tijdens activiteiten van de vereniging worden foto’s en video’s gemaakt van de aanwezige personen, waarvan een selectie wordt gepubliceerd in het fotoalbum van de website of op social media. Door op een activiteit aanwezig te zijn, gaat u akkoord met het al dan niet plaatsen van (een) foto(‘s) waarop u staat afgebeeld. Indien u hier bezwaar tegen hebt, kunt u dit bij de organisatie aangeven. Indien (een van) de foto’s gepubliceerd op de website u niet bevalt/bevallen, dan kan/kunnen deze op verzoek bij het bestuur van de vereniging van de website of social media gehaald worden.

 

  1. Overige persoonsgegevens

Overige persoonsgegevens gebruiken wij alleen indien de vereniging (al dan niet vertegenwoordigd door het bestuur) deze nodig heeft voor het uitvoeren van haar taken, al dan niet voortgekomen uit een overeenkomst of afspraak tussen u en de vereniging.

Denk hierbij aan shirtmaten en broekjesmaten bij het jaarlijkse Oktopustoernooi. Deze persoonsgegevens worden na de desbetreffende activiteit verwijdert.

 

  1. Verstrekking persoonsgegevens

Uw gegevens worden niet aan derden verstrekt alvorens hiervoor door u persoonlijk schriftelijke toestemming is toegekend. Met uitzondering van uw sportkaartnummer aan het SSC.

 

  1. Wijzigen van deze privacyverklaring

De vereniging behoudt zich het recht deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen; deze wijzigingen zullen per e-mail aangekondigd worden. Een maand na aankondiging van de wijzigingen treedt de nieuwe verklaring automatisch in werking: zonder tegenbericht van u, gaat u er automatisch mee akkoord. Indien u bezwaar heeft tegen de wijzigingen, kunt u dit derhalve binnen een maand na de aankondiging aangeven bij het bestuur van de vereniging.

 

  1. Leden die voor 25 Mei 2018 lid werden

Indien u voor 25 Mei 2018 lid bent geworden heeft u het jaar van lidmaatschap opgegeven. Deze gegevens zullen per 1 September 2018 uit de ledenadministratie verwijdert worden.

 

  1. Contact

Als u wenst te reageren op onze privacyverklaring, kun u contact opnemen via:

Postadres:

E.S.Z.V. Oktopus

O.L. Vrouwenstraat 1

56 12 AW EINDHOVEN

E-mailadres: bestuur@eszvoktopus.com.